Reglas Básicas del correo electrónico
Pertenezco a un grupo de correos de mis compañeros de secundaria, hemos mantenido un buen contacto a través de los años. Nos reunimos periódicamente y bastante nos divertimos.
Hace tiempo el papá de un compañero falleció, y el título el correo decía algo así como "Nota Luctuosa". Pasaron un par de días en donde todos los compañeros respondieron con mensajes de solidaridad y apoyo como es normal.
Pero tiempo después, un compañero aprovechó el mismo correo para iniciar una conversación de cuando sería la siguiente reunión. Correos iban y venían diciendo chistes, bromas, fijando fechas, etcétera, pero había un pequeño problema; el título del correo seguía diciendo "Nota Luctuosa".
Al abrir mi correo y percatarme hice la observación e inmediatamente dejaron de utilizar ese mismo correo para la conversación en curso. Nadie quiso ser irrespetuoso por supuesto, pero se nos siguen escapando ciertas reglas básicas.
Lo que comento a continuación aplica para establecer conexiones personales a través del correo electrónico, en un ambiente laboral o profesional, y no para un email marketing, que es una actividad diferente.
Estas son algunas observaciones en base a mi experiencia y varios escritos relacionados al tema:
1. Puedes contestar un correo cambiando el título del mismo. Aplica cuando son temas diferentes pero dejas un antecedente de lo ocurrido anteriormente que en algo pueda orientar, y el título será mucho más descriptivo del tema a tratar.
2. Puedes complementar un título de un correo al contestar. Ayudas a aterrizar más el tema y más cuando ya hay varias contestaciones de por medio.
3. Trata de ser descriptivo en el título. Esto ayuda mucho al momento de encontrar el correo en los cientos que tenemos guardados.
4. Contesta solamente a las personas interesadas. De costumbre respondemos a todos cuando solamente aplica a un par de personas que deben de tomar cierta acción.
5. Utiliza el BCC (Blind Copy) cuando sean muchas personas, y sobre todo cuando sean externas a la compañía. El no hacer esto fomenta el spam de forma alarmante y no le estás haciendo un favor a nadie.
6. Utiliza un corrector ortográfico. Disminuye enormemente la probabilidad de cometer algún error.
7. No contestes si estás enojado, no escribas algo que no te gustaría recibir. Respira profundamente, tómate un tiempo y serás mucho más objetivo y respetuoso en tu respuesta.
8. Da una respuesta oportunamente. Aun cuando no tengas la respuesta, es de cortesía responder con una fecha estimada, es muy frustrante que pasen los días y semanas sin recibir contestación alguna.
9. Sé claro y conciso, no escribas en largos párrafos. Usa más puntos y menos comas.
10. La gente siente tu actitud, es buena práctica sonreír al escribir tus correos.
11. Utiliza el nombre de la persona a quien estás escribiendo, y no solamente en el saludo inicial.
12. No utilices formatos complicados o con imágenes, colores o texturas de fondo, son poco prácticos y poco profesionales.
13. NO ESCRIBAS EN MAYUSCULAS.
14. Ten cuidado con tu agenda de nombres; tengo a dos Erick´s registrados y he cometido el mismo error un par de veces y es muy vergonzoso,
15. Usa una breve firma, y utiliza el teléfono o teléfonos en donde puedas ser localizado. Si pones el de tu oficina y no estás la mayoría del tiempo de poco sirve. Tal vez tu celular o Skype sea más efectivo.
16. Reconsidera el uso de frases de humor o religiosas, tal vez para un ambiente de trabajo no sea lo más apropiado.
17. Si vas a utilizar una foto en tu firma que sea de buena resolución y de acuerdo a tu edad. Las propagandas políticas hacen esto, le quitan a los candidatos 30 años de edad.
18. Responde todas las preguntas que te hagan, y si no tienes la respuesta a todas las preguntas deja eso en claro con una fecha de respuesta. Es frustrante cuando se saltan un par de preguntas y es necesario volver a enviar el correo.
19. No envíes un correo cuando lo puedes resolver en una simple llamada, y más aún cuando tienes a la persona a un lado de tu oficina.
20. No re envíes un correo sin ver las implicaciones que esto pueda tener por el contenido del mismo.
21. No escribas con textos de color rojo, en cursiva o en bold. La escuela de mis hijas hacía esto; largas cartas, letra minúscula, en cursiva, inmensos párrafos. No daban ganas de leerla.
22. Evita las abreviaciones, los íconos, gifs y otros elementos que causen distracción.
Y el teléfono sigue haciendo maravillas para que no se te olvide usarlo.
Quiero recomendar fuertemente la lectura del libro "The Virtual Executive" de D. A. Benton. Muy bueno, espero elaborar en este tema en otra entrega. Y me despido para ver cómo se están portando mis amigos de secundaria.
